Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in den Unternehmen um ein Vielfaches beschleunigt. Umstellungen, die sonst noch Jahre in Anspruch genommen hätten, sind zum Teil binnen sechs bis acht Wochen umgesetzt worden.
Weil Video-Konferenzen die klassischen Besprechungen ersetzen und Home-Office immer mehr Anklang findet, lohnt sich auch ein Blick in die Personalabteilung und auf das Führen digitaler Personalakten. Diverse Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen bieten Module für digitale Personalakten an und betreuen die technische Umsetzung.
Dieser Artikel widmet sich den rechtlichen Fragestellungen und gibt wichtige Antworten im Überblick.
I. Sich stellende Fragen
- Was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen? Ist die digitale Personalakte revisionssicher?
- Wer muss vor der Einführung eingebunden werden?
- Kann jeder Vorgang in der Personalabteilung ausschließlich digital erfolgen oder werden weiterhin papierhafte, schriftliche Dokumente benötigt?
- Gibt es Standards und Gesetze, die eine bestimmte Handhabe vorschreiben oder empfehlen?
- Hat das Unternehmen schon in anderen Bereichen entsprechende Verfahren/Prozesse, bspw. zur digitalen Unterschrift, die übertragbar wären?
- Wie ist mit alten, schon existierenden Personalakten zu verfahren und können alle papierhaften Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden?
- Wie wird Einsicht in die e-Personalakte genommen?
Und last but not least ist eine für Unternehmer entscheidende Frage:
- Hat die e-Personalakte überhaupt einen Mehrwert, der über den Aufwand der Einführung eines „e-Personalakten-Systems“ hinausgeht?
II. Wichtige Grundsätze
- Es ist unzureichend, papierhafte Personalakten einfach einzuscannen und dann das Papier zu entsorgen. Um beweisfähige Dokumente für Auseinandersetzungen und ggf. spätere Prozesse vorhalten zu können, wird empfohlen, die Technischen Richtlinien des BSI „TR 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ und „TR ESOR für revisionssichere Langzeitarchivierungen“ zu beachten.
- Grundsätze und zu beachtende Vorschriften finden sich in dem HGB, der AO (§§ 146, 147), dem BDSG bzw. der EU-DSGVO, den GoB und GoBS, im BetrVG, im BGB und in der ZPO sowie vielen weiteren spezifischen Vorschriften.
- Die digitale Signatur als Ersatz für die Unterschrift ist dann unzureichend, wenn das Gesetz die Schriftform zwingend vorschreibt (z. B. in § 623 BGB zur Kündigung von Arbeitsverhältnissen), weshalb einige Dokumente weiterhin papierhaft und in klassischer Weise unterschrieben versendet oder übergeben werden müssen.
- Für stark regulierte Unternehmen ist es notwendig, dass die Digitalisierung – auch der Personalakten – in der Unternehmensstrategie verankert ist.
- Vor Einführung sind der Betriebs- bzw. Personalrat einzubeziehen, ebenso die/der Datenschutzbeauftragte und – soweit vorhanden – die/der IT- und Informationssicherheitsbeauftragte.
- Das Einsichtsrecht von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in die Personalakten ist ebenso zu gewährleisten wie bei einer in Papierform geführten Akte.
III. Einzelheiten
1. Mehrwert
Um die Antwort auf die für einen Unternehmer entscheidende Frage des Mehrwerts vorwegzunehmen:
Die digitale Personalakte schafft laut einer schon 2015 veröffentlichten Studie der Universität Bamberg bei der Suche und Ablage von Dokumenten eine Zeitersparnis von 1–3 Stunden pro Woche. Eine Kostenersparnis konnte damals durch eine Reduktion der Druck- und Papierkosten um 40–65 Prozent nachgewiesen werden. Qualitätsverbesserungen in der täglichen Personalarbeit, durch Fehlervermeidung (z. B. wegen geringerer Komplexität der Ablage und Erleichterung beim Suchen/Zugriff um bis zu 85 Prozent) und bei der Fehlerbehandlung, standen für die Mitarbeiter/innen im Vordergrund und führten zu einer höheren Zufriedenheit. Unternehmerseitig konnte die gewonnene Zeit für produktivere Tätigkeiten eingesetzt werden.
2. Vor Einführung der e-Personalakte
a) Einbeziehung von Betriebs-/Personalrat, Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten:
Insbesondere der Betriebsrat mussbezüglich der Fragestellungen, die gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 2, Nr. 6 BetrVG die Ordnung im Betrieb, Beginn/Ende der Arbeitszeiten und Pausen sowie die Einführung von technischen Einrichtungen betreffen, rechtzeitig eingebunden werden (vgl. auch § 90 BetrVG). Auch die Frage der Ausgestaltung von Personalbögen (§ 94 BetrVG) fällt unter die Betriebsratszuständigkeit. Der Betriebsrat kann allerdings nur in Angelegenheiten tätig werden, die seine Aufgaben betreffen, und nicht die Einführung der e-Personalakte als solche verhindern.
Da in der e-Personalakte personenbezogene Daten, teilweise sogar personenbezogene Daten mit besonderer Schutzwürdigkeit (z. B. solche, die den Gesundheitszustand betreffen wie bspw. Krankheitszeiten, Diagnosen oder Grad der Schwerbehinderung), gespeichert werden, gilt es auch, die/den Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragte/n rechtzeitig mit einzubeziehen und entsprechende technisch-organisatorische Maßnahmen vorzuhalten, die der jeweiligen Schutzkategorie der Daten gerecht werden.
Sofern die e-Personalakte mithilfe einer Personalsoftware geführt werden soll, kann die/der Datenschutz- bzw. IT-Sicherheitsbeauftragte auch auf einschlägige Produkte oder Schwachstellen von Produkten aufmerksam machen.
b) Auftragsverarbeitung:
Sollen Tätigkeiten im Zusammenhang mit den e-Personalakten an einen Personaldienstleister ausgelagert werden (über die „normale“ Lohnbuchhaltung bei der Steuerberatung hinaus), so ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der entsprechenden Kategorisierung personenbezogener Daten und unter Definition entsprechender Schutzmaßnahmen (technisch-organisatorische Maßnahmen) abzuschließen. Zu beachten ist bei der Verwendung von z. B. Microsoft und anderen amerikanischen Verarbeitungsprodukten (Software- und Cloud-Lösungen), dass der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Juli 2020 das EU-US Privacy Shield kassiert und der irischen Datenschutzbehörde ein Einschreiten geboten hat, sofern personenbezogene Daten von europäischen Unternehmen in die Vereinigten Staaten übertragen werden (EuGH-Urteil vom 16.07.2020, Az. 311/18, „Schrems II“-Verfahren). Hier gilt es, Standardvertragsklauseln mit den US-Unternehmen in die Lizenzverträge miteinzubeziehen, also zu verhandeln oder stattdessen nach europäischen Lösungen zu suchen.
c) Berechtigungs- und Löschkonzepte:
Die e-Personalakte sollte über ein Dokumentenmanagement-System oder eine gut strukturierte Einzel-Dateiablage mit entsprechendem Berechtigungskonzept nur für diejenigen einzusehen sein, welche die Informationen auch tatsächlich erhalten dürfen: Das wäre ein Mitarbeiter, der sein Einsichtsrecht geltend macht, und sind (in Teilen) die Vorgesetzten, der Betriebsrat oder die Personalabteilung, soweit dies zur jeweiligen Aufgabenerfüllung notwendig ist. Betriebsräten darf z. B. nach einer neuen Entscheidung des LAG Düsseldorf per Betriebsvereinbarung kein uneingeschränktes Einsichtsrecht in alle Mitarbeiter-Personalakten gewährt werden (LAG Düsseldorf vom 23.06.2020, Az. 3 TaBV 65/19). Grundsätzlich ist der Kreis der Einsichtsberechtigen klein zu halten, wie das BAG schon 1987 entschied (BAG, Az. 5 AZR 215/86). Denn das Einsichtsrecht in Daten einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters unterliegt dem grundgesetzlich verbrieften Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
Was die Dauer der Speicherung solcher Daten angeht, kann ein Synergieeffekt aus den (Vor-)Arbeiten zu den Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten im Zuge der Umsetzung der EU-DSGVO genutzt werden. Die Speicherfristen und Löschroutinen, die schon für papierhafte Dokumente aufgenommen wurden, können auf die digitale Speicherung übertragen werden. In einem Dokumentenmanagement-System der entsprechenden Personal-Software können also die bereits aus den verschiedensten Vorschriften (HGB, GoB, SGB, BGB etc.) herausgearbeiteten Fristen eingegeben werden.
Für digitalisierte Dokumente, die ohne Dokumentenmanagement-System verwaltet werden, müssen die digital gespeicherten Dokumente nach Ablauf der Pflicht-Speicherzeit manuell oder über eine automatische Metadaten-Löschroutine gelöscht werden.
3. Nach Einführung der e-Personalakte
a) Eingang einer Bewerbung:
Der erste Schritt in ein Arbeitsverhältnis und in die e-Personalakte ist die Bewerbung einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters. Heute sind eine E-Mail oder soziale Netzwerke in 99 Prozent der Fälle der Eingangskanal für eine Bewerbung. Nur vereinzelt kommen Bewerbungen noch schriftlich per Post und müssen eingescannt werden.
Digitale Bewerbungen sollten im Firmennetzwerk, z. B. durch die Personalabteilung, sicher geladen werden können, sei es durch gespiegelte Dateien oder durch vom Netzwerk getrennte Rechner. Denn hier ist – gerade über soziale Netzwerke und bei Dokumenten, die der Bewerbende vorab in Speicherclouds wie z. B. Dropbox verwahrt hatte – die Gefahr von Netzwerkangriffen mittels infizierter Anhänge besonders groß. In Speicherclouds liegen die Dokumente häufig ungeschützt und können so von Hackern mit Viren, Trojanern und anderer Schadware versehen und gezielt für Angriffe auf Firmennetzwerke genutzt werden, wenn der ahnungslose Bewerbende sie als Anhänge seiner Bewerbung hinzufügt. Oder Bewerbungen werden von Hackern ohne Wissen der Betroffenen direkt genutzt und infiziert mit einem Pauschalanschreiben an Unternehmen versendet.
Eine Bewerbung selbst enthält eine Vielfalt an Informationen und personenbezogener Daten wie Alter, Geschlecht, Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse etc., die ebenso zu schützen sind wie die e-Personalakte einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters, die/der bereits angestellt ist.
Ist die Bewerbung heruntergeladen, wird sie von der Personalabteilung über ein Dokumentenmanagement-System bzw. eine gut strukturierte Dateiablage denjenigen Personen zur Verfügung gestellt, die in dem Bewerbungsprozess eine Rolle spielen: Unternehmensleitung, Vorgesetzte, Betriebs-/Personalrat bzw. Sprecherausschuss für leitende Angestellte. Die Mitarbeitervertreter/innen haben Anspruch darauf, alle Bewerberdaten zu erhalten und nicht nur die Daten derjenigen, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen.
Vorsicht ist bei solchen Daten der Bewerbung geboten, die als besonders schutzwürdige personenbezogene Daten im Sinne des Art. 9 EU-DSGVO gelten – wie z. B. Schwerbehinderteneigenschaften, Schwangerschaft und andere Gesundheitsdaten.
b) Arbeitsvertrag:
Ist der Bewerbungsprozess abgeschlossen, wird eine Absage erteilt oder ein Arbeitsvertrag abgeschlossen. Für die Absage ist keine Form vorgeschrieben, weshalb diese uneingeschränkt digital (per E-Mail) erfolgen kann.
Was den Abschluss eines Arbeitsvertrags angeht, so kann dieser grundsätzlich schriftlich, mündlich oder konkludent abgeschlossen werden. Dem steht § 2 Abs. 1 Satz 1 Nachweisgesetz entgegen, der verlangt, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen binnen eines Monats nach Vertragsbeginn schriftlich und unterschrieben für den Arbeitnehmer darzulegen sind. Satz 3 schließt ausdrücklich den Nachweis in elektronischer Form aus. Hier wirkt die Schriftform aber nicht konstitutiv, sondern lediglich erklärend in Bezug auf die Ausgestaltung der Vertragsbedingungen. Das Arbeitsverhältnis an sich bleibt wirksam.
Dennoch sollte der Arbeitsvertrag wegen § 2 Abs. 1 Satz 2 Nachweisgesetz schriftlich erstellt und eigenhändig unterschrieben werden. Dies gilt insbesondere für befristete Arbeitsverträge, da hier § 14 Abs. 4 TzBefrG für die Befristung die Schriftform vorsieht. – In beiden Fällen kann aber eine nachträgliche Digitalisierung erfolgen.
Wichtig zu wissen:
Nach der sogenannten eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG) gibt es unterschiedliche elektronische Signaturen: die einfache elektronische Signatur, die der Textform gleicht und die qualifizierte elektronische Signaturen, welche die eigenhändige Unterschrift ersetzt und die vorherige Identifizierung der signierenden Person voraussetzt (vgl. auch § 126 BGB).
Exkurs – Beweiskraft digitaler Dokumente:
Wenn beide Parteien noch traditionell handschriftlich unterschreiben und eine nachträgliche Digitalisierung erfolgt, sollte der/die Mitarbeiter/in in dem Arbeitsvertrag verpflichtet werden, sein/ihr schriftliches Exemplar des Arbeitsvertrags für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus bis zum Ablauf der Anspruchsverjährungsfristen aufzubewahren. Firmenintern kann der Arbeitsvertrag nach Eingang der unterschriebenen schriftlichen Fassung unter Beachtung des BSI-Standards „TRESISCAN 03138“ eingescannt werden – am besten unter Zeugen. Es sollte zusätzlich ein von zwei Zeugen zu unterschreibendes Schriftstück aufgesetzt werden, welches bestätigt, dass das eingescannte Dokument ein Original war sowie dass Scan und Original übereinstimmen.
Diese Art der Dokumentation ermöglicht es höchstwahrscheinlich, dass ein Gericht den Arbeitsvertrag in einem eventuellen Prozess gemäß § 371a ZPO als Augenscheinbeweis im Rahmen der freien Beweiswürdigung nach § 286 Abs. 1 S. 1 ZPO anerkennt. Allerdings erlangt ein eingescanntes Dokument erst die Beweiskraft des Originaldokuments, wenn es öffentlich beglaubigt (durch eine öffentliche Behörde oder eine mit öffentlichem Glauben versehene Person) und die Übereinstimmung mit dem Original gemäß § 371b ZPO erklärt wurde.
Soweit Vertrag und Bestätigung der Übereinstimmung mit der digitalen Signatur versehen sind, gilt die Vermutung der Echtheit des Dokuments wie bei öffentlichen Urkunden, vgl. § 437 ZPO.
c) Vertragsanpassungen (Gehaltserhöhung, Nebentätigkeit):
Ist der Vertrag erst einmal geschlossen, kommt es im Verlauf des Arbeitsverhältnisses häufig zu vertraglichen Änderungen wie Gehaltserhöhungen, Zusatzvereinbarungen oder einseitigen Erklärungen (z. B. Zustimmung zu einer Nebentätigkeit). Diese Vertragsänderungen können rein elektronisch erfolgen und mit einer qualifizierten Signatur auch „unterschrieben“ werden. Dabei ist es unschädlich, wenn z. B. nur der Arbeitgeber mit qualifizierter Signatur unterschreibt und der Mitarbeiter das damit versehene, ausgedruckte Dokument handschriftlich unterschreibt. Soweit noch eine handschriftliche Unterschrift erfolgt, ist wiederum ein nachträgliches Scannen mit der entsprechenden Echtheitserklärung erforderlich.
d) Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Abmahnungen, Kündigung, Zeugnis:
Abmahnungen als mögliche Vorbereitung einer Auseinandersetzung oder eines Kündigungsschutzprozesses müssen durch den Arbeitgeber schriftlich und eigenhändig unterschrieben an den/die Mitarbeiter/in ausgehändigt bzw. verschickt werden und können nur im Nachhinein digitalisiert werden.
Kündigungen und Aufhebungsverträge sind so einschneidende Ereignisse, dass der Gesetzgeber weiterhin ein Papierdokument mit eigenhändiger Unterschrift fordert. Hier ist die qualifizierte elektronische Signatur ausgeschlossen. Es kann lediglich nachträglich eine Digitalisierung erfolgen. Dies gilt sowohl für Kündigungen durch den Arbeitgeber als auch arbeitnehmerseitig sowie für Aufhebungsverträge.
Zeugnisse als Spezialfall der Beurteilung müssen neben allen bisherigen sonstigen Formerfordernissen bis auf weiteres mit einer handschriftlichen Unterschrift versehen und als Papierdokument dem/der (ehemaligen) Arbeitnehmer/in übergeben werden. Hier kann lediglich das oben beschriebene Verfahren des nachträglichen Einscannens mit Übereinstimmungserklärung und anschließender Vernichtung erfolgen, wenn die Akte allein digital geführt werden soll. Das Risiko der Beweiskraft in einem sich eventuell anschließenden Prozess trägt der Arbeitgeber.
e) Arbeitszeiten, Beurteilungen/Zielvereinbarung, Krankheitszeiten:
Wo finde ich eigentlich all diese Informationen in der digitalen Personalakte?
Arbeitszeiten werden genau wie Urlaub und Fehlzeitenlisten in der Hauptpersonalakte geführt. Arbeitszeiten werden je nach Betriebsart unterschiedlich aufgezeichnet. Dies hängt zum einen von den Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite ab, zum anderen vom Stand der Technik im jeweiligen Betrieb. Stundenzettel wie im Handwerksbetrieb werden heute vielfach schon elektronisch geführt und finden auf diese Weise auch automatisiert Eingang in das Rechnungswesen. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen hingegen noch manuell in das elektronische System übertragen werden. Andere Arbeitnehmer/innen erhalten (nur) elektronisch Zugang zur Firma (z. B. anhand eines Chips) und „stempeln“ so Arbeitsbeginn, -ende und -pausen. Wieder andere geben ihre Arbeitszeiten in ein zentral geführtes Stundenerfassungssystem ein oder haben eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart. Bei letzterer ist allerdings zu beachten, dass nach der EuGH-Entscheidung vom 14.05.2019, Az. C-55/18 zur Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie alle Arbeitszeiten (Anfangs-, End- und Pausenzeiten) umfassend aufzuzeichnen sind.
Beurteilungen können als Bestandteil der Hauptakte digital oder nach der zur Beweiskraft digitaler Dokumente geschilderten Methode (s. o.) auch nachträglich eingescannt werden und sind in der Hauptpersonalakte zu führen; Gleiches gilt für Zielvereinbarungen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Krankheitsdiagnosen oder betriebliche Wiedereingliederungsmaßnahmen nach § 167 Abs. 2 SGB IXsind in einer Nebenakte zu führen und nicht in der Hauptpersonalakte, damit sie als besonders schützenswerte personengezogene Daten nicht für alle einsehbar sind.
4. Einsichtsrecht
Wie in die papierhafte Personalakte kann auch in die e-Personalakte Einsicht genommen werden. Soweit die e-Personalakte mithilfe eine Personalsoftware (Dokumentenmanagement-System) geführt wird, kann die e-Personalakte für eine Person „freigeschaltet“ werden, sodass ein/e Mitarbeiter/in jederzeit Einsicht nehmen kann. Eine Terminvereinbarung über die Personalabteilung entfällt dabei, ebenso ist die Einsichtnahme insoweit „ortsungebunden“, als der/die Mitarbeiter/in von dem eigenen Rechner aus auf die Akte zugreifen kann.
Für die Einsicht in eine manuell geführte e-Personalakte ist weiterhin eine Terminvereinbarung mit der Personalabteilung notwendig; sodann kann diese im Beisein des/der zuständigen Personalsachbearbeiters/in eingesehen werden. Dabei darf nur der mitarbeitereigene Ordner freigegeben werden, z. B. per gesondertem Passwort; auf andere e-Personalakten dürfen Mitarbeiter/innen keinesfalls Zugriff erhalten. Des Weiteren dürfen Mitarbeiter/innen sich im Zuge der Einsicht Kopien und Notizen machen, sie haben aber keinen Anspruch auf eine vollständige Kopie der Personalakte durch den Arbeitgeber. Außerdem können Mitarbeiter/innen zwar ein Betriebs-/Personalratsmitglied zur Einsicht hinzuziehen, nicht hingegen ihren Anwalt.
Dieser Artikel stellt einige wesentliche Aspekte zum Thema „e-Personalakte“ dar, kann aber nicht die Beratung im Einzelfall ersetzen.
Wenn Sie allgemeine Fragen zur Einführung der e-Personalakte haben oder sich in Ihrem Unternehmen konkrete Fragen zur Umsetzung ergeben, wenden Sie sich gern an uns. Wir klären diese gemeinsam mit Ihnen und zeigen Lösungsmöglichkeiten auf.